Vedtektene gjelder fra 15.02.2007

§ 1 Navn og stiftelsesår

Foreningens navn er Den Norske Camellia Forening, stiftet år 2006.

§ 2 Mål og strategi

  • Den Norske Camellia Forening er en landsdekkende forening overordnet alle lokale lag tilsluttet Den Norske Camellia Forening.
  • Den Norske Camellia Forening sitt formål er å utbre kunnskap om Camellia, og veilede medlemmene slik at de får størst mulig glede og utbytte av sin interesse.
  • Den Norske Camellia forening skal overholde nasjonale og internasjonale frednings- og importbestemmelser.
  • Den Norske Camellia forening skal arbeide for å fremskaffe forsknings-resultater på Camellia plantenes tilpasningsdyktighet til kalde klima.
  • Den Norske Camellia Forening samarbeider med International Camellia Society (ICS) og er et kontaktorgan internasjonalt.

§ 3 Medlemskap

Medlem av foreningen er alle som betaler årskontingent, respekterer formålsparagrafen og retter seg etter foreningens vedtekter.  Det er to typer medlemskap i Den Norske Camellia Forening:

  1. F-medlemskap er fullt medlemskap. Fullt medlemskap er for dem som ønsker medlemskap både på nasjonalt og lokalt nivå. F-medlemskap gir rett til å få tilsendt medlemsbladet Kamelia, og få tilgang til foreningens nettsider for medlemmer. F-medlemmer har stemmerett på årsmøtet, og kan bli valgt til å representere Den Norske Camellia Forening på internasjonale konferanser.
  2. L-medlemskap er for medlemmer som kun ønsker medlemskap i et lokalt lag. L-medlemskap gir rett til å få tilgang til foreningens nettsider for medlemmer. L-medlemmer vil ikke få tilsendt medlemsblad, men har mulighet for å få kjøpe bladet til fastsatt pris. L-medlemmer har ikke stemmerett på årsmøtet, og kan ikke bli valgt til å representere Den Norske Camellia Forening på internasjonale konferanser.
  3. Kontingent for både F-medlemskap og L-medlemskap fastsettes av årsmøtet.

§ 4 Årsmøte

Årsmøtet er foreningens høyeste organ og avholdes hvert år innen utgangen av februar måned. Forslag til årsmøte-saker sendes i brev til styret innen 2 uker før fastsatt dato for årsmøte. Styret skal bekrefte overfor innsender at forslaget er mottatt, og at det vil bli behandlet på årsmøtet.

Innkalling sendes ut 1 måned før årsmøtedato. Dagsorden skal inneholde følgende punkter:

  1. Valg av møteleder og referent.
  2. Årsmelding
  3. Regnskap og revisjonsberetning.
  4. Budsjett og fastsettelse av kontingenter.
  5. Valg av leder.
  6. Valg av øvrige representanter og vararepresentanter til styret.
  7. Valg av revisor.
  8. Valg av valgkomitè.
  9. Gjennomgang av innkomne saker.

Alle saker, unntatt vedtektsendringer, avgjøres ved vanlig flertall. Bare medlemmer som har betalt kontingent for det nye året har stemmerett på årsmøtet eller ved uravstemninger.

Forslag om vedtektsendringer sendes ut til uravstemning etter at styret har behandlet saken. Styrets innstilling legges ved de øvrige sakspapirene, og sendes medlemmene med svarfrist innen 2 uker før fastsatt årsmøtedato. Saker som sendes til uravstemning avgjøres ved 2/3 flertall blant de medlemmene som  har avgitt stemme. Avgjørelsen stadfestes av årsmøte. Hvis færre enn ¼ av medlemmene avgir stemme innen fristens utløp, kan årsmøte vedta å sette avstemmingsresultatet til side og avgjør saken ved 2/3 flertall.

§ 5 Ekstraordinært årsmøte

Styret kan innkalle til ekstraordinært årsmøte. Det skal innkalles til ekstraordinært årsmøte hvis 1/3 av medlemmene forlanger det. Etter at styret har mottatt kravbrevet med underskriftene, skal det ikke gå lenger tid enn 1 måned før innkallingen til ekstraordinært årsmøte blir sendt ut. Det ekstraordinære årsmøte skal deretter finne sted innen 1 måned.

Det skal skriftlig gjøres rede for hvilke saker som ønskes behandlet på det ekstraordinære årsmøte.  Vedtak krever 2/3 flertall på det ekstraordinære årsmøte. Årsmøte skal etterkomme ønsker fra styret om å sende saker ut til uravstemming.

§ 6 Styret og øvrige verv

Styret består av 5 representanter og 1 vararepresentant med møteplikt. Foreningens styre består av leder, nestleder, sekretær, kasserer og web-redaktør samt en vararepresentant. Styrerepresentantene og vararepresentant velges på det ordinære årsmøtet. Leder velges for 1 år, styrerepresentanter velges for 2 år og vararepresentant velges for 1 år. Styret konstituerer seg selv på første ordinære styremøte etter årsmøtet.  Leder kan sitte sammenhengende i 6 år.

Valgkomitè har 2-3 medlemmer. 2 medlemmer velges på årsmøtet, mens styret utpeker eventuelt det tredje medlemmet. Valgkomitèen velges for ett år av gangen, den konstituerer seg selv og velger selv sin leder. Komitèen avgir innstilling for samtlige verv. Så langt råd er skal komiteen sørge for at vervene har overlappende funksjonstid.

Revisor velges for 1 år av gangen.

Styret oppnevner arbeidskomitèer etter behov for å ivareta spesielle arrangementer og representasjonsoppgaver.

Ved avstemminger i styret har vararepresentant ikke stemmerett når styret er fulltallig.

§ 7 Lokallag

  • Camellia foreninger som er dannet uavhengig av Den Norske Camellia Forening kan søke om å bli lokallag under Den Norske Camellia Forening.
  • Lokallag av Den Norske Camellia Forening kan opprettes på steder hvor det er ønske om og behov for dette. Det må da fremlegges en liste over hvilke medlemmer som er med i lokallaget og hvem som er kontaktperson.
  • Lokallagets vedtekter skal legges fram for Den Norske Camellia Forening sitt styre.
  • Hvert lokallag har rett til å delta i Den Norske Camellia Forening sine styremøter med en representant. Representanten har tale- og forslagsrett. Eventuelle reisekostnader i slik forbindelse dekkes av lokallaget
  • Lokallagene må finne dekning for omkostninger ved egen drift. Dette skal ikke være til hinder for samarbeide om felles arrangementer, der lokallaget og Den Norske Camellia Forening etter avtale kan dele på utgiftene.

§ 8 Medlemsblader

Den Norske Camellia Forening utgir bladet ”Kamelia”. Bladet utkommer 2-4 ganger per år.

§ 9 Oppløsning av foreningen

Forslag om oppløsning av foreningen skal behandles som forslag om vedtektsendring. Forslag med begrunnelse sendes skriftlig til medlemmene. Oppløsning vedtas etter uravstemning og med vanlig flertall. Svarfristen skal være en måned.

Den formelle oppløsningen skjer først på neste års årsmøte etter at det er konstatert at nytt styre ikke kan dannes.  Foreningens eiendeler tilfaller deretter Hagens venner tilknyttet Stavanger Botaniske Hage.